איך תמצאו את חברת ההפקות שהכי מתאימה לאירוע שלכם?

הרמתם את הכפפה והחלטתם להשקיע באירוע חברה לעובדים שלכם. אבל לא סתם אירוע, אירוע ייחודי, כזה שבאמת ישמח את העובדים ויגרום להם להרגיש שחשבתם עליהם. עכשיו הגיע השלב החשוב ביותר, בחירת חברת ההפקות. חברות הפקות מבטיחות להפיק לחברות אירועים יצירתיים ולדאוג לכל הפרטים הקטנים מ-א' ועד ת' החל משלב התכנון ועד הפקת האירוע עצמו ועד הפרט האחרון. לכן לבחירת חברת ההפקות יש חשיבות מכרעת בהצלחת האירוע. מרגע שבחרתם חברת הפקות, החברה לוקחת את המושכות ומנהלת את כל התהליך. דיברנו עם חברת פרוצ'י הפקות (לאתר לחץ כאן), אחת מחברות ההפקה הגדולות והמנוסות בתחום האירועים בכדי להבין ולסקור מהם הדברים שצריך לקחת בחשבון בהחלטה חשובה שכזו.

קודם כל, דברו עם החברים. ההמלצות הכי טובות ואותנטיות הן של אנשים שמכירים אתכם, הרי הם לא רוצים לאכזב אתכם. השלב הבא הוא ביצוע חיפוש מקיף באינטרנט ועיון באתר החברה. חברות הפקה רציניות מבינות את חשיבות האתר. כבר מרפרוף ראשי ניתן לקבל רושם ראשוני על החברה. האם האתר יצירתי? האם הושקעה בו מחשבה? האם הוא מעוצב בקונספט מסוים? ניתן להניח כי חברות הפקה שמשקיעות בעיצוב, בתוכן ובחוויית המשתמש באתר ישקיעו בהתאמה גם באירועים של הלקוחות שלהם.

מהאתר גם ניתן ללמוד על האירועים שבוצעו. "אין כמו מראה עיניים" כך שחברת הפקה גדולה ורצינית תדאג להציג באתר האינטרנט שלה סרטונים ותמונות מאירועים שונים, כך שניתן לקבל אינדיקציה לאיכות האירועים ורמת האירועים ממה שתראו גם באתר".

אפשרות נוספת היא לחפש את החברות ברשתות חברתיות כמו פייסבוק ואינסטגרם ולהתרשם מהנוכחות הדיגיטלית שלהן. מקור נוסף להמלצות הוא קבוצות ברשת ופורומים רלוונטיים. פה נכנסת למשחק חכמת ההמונים. כנראה שחברה שיש לה המלצות רבות ברשת היא חברה שתרצו לעבוד איתה.

אין חכם כבעל ניסיון. חברת הפקות בעלת ניסיון רב יכולה לתפעל את האירוע בצורה הטובה ביותר, לצפות תקלות עתידיות ולטפל בהן במהירות. יתר על כן, ככל שהחברה מפיקה מספר גדול יותר של אירועים היא מסוגלת לחשוב מהר יותר ומכירה סוגים שונים של אירועים, דבר שמגדיל את מרחב הפעולה של חברת ההפקות ויעזור לה להפיק אירוע מתאים.

אומרים שתמונות שוות אלף מילים. במקרה של חברות ההפקות, תמונה אחת שווה אלף המלצות. בקשו מחברת ההפקות (אם אין אצלם באתר) תמונות או סרטונים מאירועים שהופקו על ידם שהרי סרטון אחד יכול לספר סיפור שלם. הם מספקים לנו הצצה לתוצרים של חברת ההפקות ואנחנו יכולים להתרשם מחשיבה מקורית, יצירתיות, קונספטים ייחודיים ומהאווירה שהייתה באותו באירוע.

כבר בפגישת העבודה תוכלו להתרשם מעובדי החברה: מהמפיקים, הגרפיקאים, ממחלקות הקריאייטיב והתוכן. בכמה עובדים מדובר? האם כל עובד מתמקצע בתחום מסוים?

הדבר הכי חשוב בחברת הפקה הוא האנשים. בסופו של דבר הם אלה שמניעים את התהליך ודואגים לכל הפרטים הקטנים. חשוב שהצוות יהיה מקצועי מרגע תיכנון האירוע ועד לסיומו. עבודת ההפקה היא עבודה לא קלה ומלאה במשימות רבות. ביחד הן מרכיבות את התמונה הגדולה והכל חייב להתחבר לאירוע אחד מושלם.

אחד האלמנטים הנדרשים בחברות ההפקות הוא יצירתיות בלתי נגמרת. חברות ההפקות מנסות כל הזמן להמציא את עצמן מחדש, לחשוב על רעיונות מקוריים ועל הטכנולוגיות הכי מתקדמות במטרה לתכנן אירוע מיוחד שכולם ידברו עליו.

מפיקים בחברות הפקות צוברים ניסיון בהפקות של מאות אירועים: אירועי עובדים, אירועי משפחות, נופשים בחו"ל וכו'.. לעיתים כשעוברים על התמונות נדמה שכבר ראינו את אותה הגברת בשינוי אדרת. מדובר באחד האתגרים הכי גדולים של העובדים בצוות ההפקה - לנסות להמציא את הטרנד הבא ולהיות הראשונים שחשבו על זה לפני כולם.

אז איך תדעו מה רמת היצירתיות של חברת ההפקות? קבלו טיפ של אלופים מחברת "פרוצ'י הפקות": כשאתם נמצאים בישיבה עם חברת ההפקה ועושים סיעור מוחין ראשוני, נסו להבין באיזה מידה הם פתוחים לרעיונות חדשים שתציעו ועד כמה הרעיונות שהם מציעים לכם באמת מעידים על חשיבה מחוץ לקופסא.

אם אתם חברה קטנה של עד 20-30 אנשים כנראה שחברת הפקות גדולה פחות תתאים לכם. יחד עם זאת אם אתם חברה עם מאות עובדים ואלפי עובדים, לא תתפשרו על חברת הפקות קטנה. איך יודעים, שואלים ומבקשים להבין מה האירוע הכי גדול שהחברה הפיקה.

חברות ענק של אלפי עובדים בדר"כ יחפשו חברות הפקה גדולות שיש להם את הניסיון, הידע והיכולת לייצר אירוע מושקע לסדר גודל שכזה, כאן בהחלט הניסיון מאוד קובע.

לסיכום, ניתן לראות שיש תחרות גדולה בעולם ההפקות וחברות רבות מציעות מגוון של אירועים לעובדים. מכיוון שתהליך מציאת חברת הפקות כולל בתוכו אלמנטים רבים ששיש לקחת בחשבון כמו תקציב, גודל החברה, מאפייניה וכמובן שהניסיון של חברת ההפקות משחק פה תפקיד משמעותי, מומלץ מאוד להתייעץ, לגשש באתרי החברות ובאתרי המלצות לפני שלוקחים החלטה שכזו.