ניהול נכסים ודירות בחו"ל - מה חשוב לדעת?

כמו בניהול כל עסק, כך גם בנדל"ן זהות המנהל והאופי שלו יכולים לקבוע אם ההשקעה תצליח ובאיזו מידה.

הבחנה ראשונה וחשובה יש לעשות בין חברת ניהול של בניין אשר אחראית לשטחים המשותפים בבניין, ניקיון חדר המדרגות, גינון, תאורה, תחזוקת מעליות, בטיחות המבנה טיפוח וניקיון הבית המשותף, לבין ניהול שוטף של הנכס בהיבט של ניהול השוכרים והפעילות בתוך הנכס עצמו, השכרתו ותפעול העסק שנקרא נכס להשקעה.

למעשה, כמעט שאין לכם השפעה על זהות חברת ניהול הבניין, בעוד שבכל הנוגע לחברת ניהול הנכס, עליכם לעשות בחירה באופן אקטיבי ומושכל. זוהי בחירה שיש לה השפעות מרחיקות לכת.

ניהול נכס באמצעות חברת ניהול נכסים מקצועית, ישחרר את בעל הנכס מהתעסקות שוטפת בנכס ובטרדות הקשורות בו. ניהול מקצועי יבטיח שיפור ביצועים בכל החזיתות הקשורות בתפעול נכס, אשר באות לידי ביטוי בשלושה תחומים מרכזיים: השכרת הנכס וטיפול בשוכרים, עבודה מול הרשויות המקומיות ורשויות המס, תחזוקת הנכס וביצוע תיקונים ועבודות תחזוקה שוטפות.

בהיבט של ניהול נכס מרחוק, ניהול של דירה מעבר לים דומה לכך שתושב צפון הארץ ינהל נכס הנמצא למשל באילת. אפשרי לנהל מרחוק, אך התוצאה תלווה בהרבה כאב ראש מיותר. כל אחד מאיתנו מכיר סיפור על שוכר שלא שילם את דמי השכירות. גם עבור מי שגר קרוב לנכס, התמודדות עם שוכר בעייתי עלולה לגרום לטרחה רבה, לכן תמיד טוב שיש גורם מקצועי מאחורינו המכיר ומבצע באופן יומיומי את מלאכת ניהול הנכס באופן הטוב ביותר.

כל נכס מצריך ניהול, בין אם בעל הנכס מנהל את הדירה או גורם אחר מטעמו. כמו כל עסק, אם אין מנהל בנמצא, התקלות איך אומרים, מגיעות בצרורות. על אחת כמה וכמה כשמדובר בניהול של נכס מעבר לים במקום הרחוק מאיתנו מבחינה גיאוגרפית ואיננו נגיש בטווח המיידי.

רבים ממקדים את עיקר מאמציהם בשלב המוקדם של איתור הנכס ורכישתו, אך לא פחות חשוב מכך, כדאי לחשוב ולתכנן מה קורה ביום שאחרי רכישת הנכס וקבלת המפתח לדירה. ביום שאחרי יש לדאוג לכך שחשבונות החשמל, המים והארנונה יועברו על שם בעל הדירה, צריך לעדכן את ועד הבית שהבעלות בנכס עברה לבעלים חדש ולבדוק שאין חובות קודמים.

בכל נכס יהיו התאמות ושיפורים לפני שימוש והשכרה, למשל ניקיון, צביעה, סילוק תכולה ישנה. במקרים אחרים הנכס צריך שיפוץ, תיקון או החלפת ידיות, תוספת דלת מיגון, החלפת מנעול ושכפול מפתחות - כל אלה הם הכרח בכל נכס חדש ובסופו של יום מישהו צריך לעשות זאת.

לאחר מכן, ישנו שלב איתור ובחירת השוכרים, כאשר רק חברת ניהול תוכל לעשות זאת בצורה הטובה ביותר. מתווך שיסייע באיתור השוכרים לא יהיה שם אם תצוצנה בעיות בדירה או עם השוכר לאחר הרכישה.

חברת ניהול הולכת איתכם לכל אורך הדרך, יש לה אינטרסים משותפים לשלכם, היא מרוויחה רק כשהדירה מושכרת והיא רוצה דיירים שקטים שמשלמים בזמן ושומרים על הנכס.

חברת ניהול טובה בודקת את השוכרים היטב לפני שהם נכנסים לנכס, היא מבצעת רישום מסודר של התכולה בנכס, מכינה הסכם שכירות ומחתימה את השוכרים, רושמת ומתעדת את המונים של החשמל והמים, מעבירה חשבונות על שם השוכר ודואגת לכניסה חלקה של הדיירים לנכס. לחברת ניהול יש תפקיד מרכזי בהצלחת העסקה, שכן בלעדיה מספיקים חודש או חודשיים שהנכס יהיה ריק בגלל עזיבת דייר, או שהנכס לא יישמר בגלל תחזוקה לקויה, והנה התשואה של בעל הנכס עלולה להיחתך אפילו לכדי מחצית. לעומת זאת חברת ניהול טובה, תביא גם שוכרים טובים יותר וגם שוכרים שמשלמים יותר ולאורך זמן וכך לא רק שהתשואה על הנכס תעלה, גם היציבות, קרי הסיכונים, יופחתו משמעותית.

מי מנהל את הנכס ומה ניסיונו - הטעות הראשונה שבעלי דירות עושים היא שהם אינם יודעים מי תהיה חברת הניהול או בודקים קודם לכן מה טיבה של החברה בה הם מעוניינים. אסור להפחית בערכה ובחשיבותה של חברת ניהול טובה. היא זו שתהיה שם ברגעים החשובים ביותר. היא תדאג לכם לקבל את השכירות בזמן, להעברות לחשבון הבנק, לאישור תשלום מיסים, לתשלומי חשבונות בנכס ולכך שחלילה לא יצטברו חובות, וכן לתחזוקה שוטפת וטובה של הנכס במינימום הוצאות. לכן בחירת חברת הניהול הינה חלק בלתי נפרד מבחירת הנכס להשקעה.

היכן ממוקמת חברת הניהול - בעלי נכסים לא בודקים שמשרדי חברת הניהול נמצאים קרוב לנכס ובאיזו מידה לחברת הניהול יש נגישות טובה לנכס. ככל שחברת הניהול נמצאת קרוב יותר לנכס, כך איכות הניהול עולה. בעת הצורך להשכיר את הדירה או כשישנן בעיות בנכס, זמן התגובה הוא פרמטר חשוב ביותר. מרחק רב מדי בין הדירה למשרדי חברת הניהול יגרום לכך שלחברת הניהול תהיה מוטיבציה נמוכה לבקר בנכס, אלא כשאין ברירה.

פרו-אקטיביות בניהול - טעות שלישית, בחירה בחברת ניהול שרק מעוניינת לקבל את שכר הטרחה שלה עם מינימום מעורבות. חברת ניהול צריכה להיות מעורבת ופרו אקטיבית. מספיק שחברת הניהול עושה שיחת טלפון לדיירים פעם בשלושה חודשים וביקור פעם בחצי שנה כדי שהשוכרים ירגישו שיש מי שאחראי לנכס וכדי שישמרו טוב יותר על הדירה. חברת ניהול אחראית תפגוש בארבע עיניים את השוכרים, תכיר אותם טוב יותר ותתחבר אליהם ברמה האישית. היכרות טובה עם הדיירים תשפר את התקשורת עם השוכרים ותסייע בהמשך לחברת הניהול לזהות ולטפל בבעיות לפני שהן מחמירות ואף תאפשר למנוע אותן מלכתחילה.

לדוגמא, התמודדות עם דייר שלא משלם את חשבונות החשמל בזמן, או דייר שהתקבל למקום עבודה בעיר אחרת ומתכנן לעזוב או רטיבות מדירה סמוכה שעלולה להפוך לבעיה גדולה בהמשך. רק חברת ניהול מעורבת תוכל להגיב בזמן ולמנוע בעיות בהמשך.

תקשורת טובה היא המפתח להצלחה - טעות רביעית, משקיעים מניחים שאין פערי שפה ומנטליות. רוב הישראלים והמשקיעים הזרים דוברים אנגלית ברמה טובה, והביטחון שלהם בכך מסב להם תחושת נוחות בכל הנוגע להשקעה במדינה זרה. אולם, שליטה באנגלית איננה הכלי היחידי. עדיין מדובר במדינה זרה שבה המנטליות שונה, שיטות העבודה והתהליכים הם שונים. הגדרות ומושגים שונים שעבורנו נראים כטריוויאליים, יכולים להיות עבור השוכרים ואנשי המקצוע בעלי משמעות הפוכה או אף מעליבים. לעיתים הפערים שנוצרים בציפיות שני הצדדים עלולים להוביל לאכזבות מיותרות.

לדוגמא: לבקש ממישהו הנחה בסיטואציה מסוימת יכול להיות דבר לגיטימי, אך במצבים אחרים יכול להיות חוצפה. להציע נכס ללא חימום ועם מזגן בלבד בישראל הוא עניין מקובל וביוון לעומת זאת, זו אפשרות שעבור שוכרים מקומיים היא פחות עדיפה. דוד שמש בישראל הוא כמעט חובה, בעוד שביוון זהו לא דבר מקובל, אף שגם ביוון וגם בישראל שמשי ברוב ימות השנה. הפערים יכולים לבוא לידי ביטוי גם בעניינים הקשורים בתשלום חשבונות ומיסים, אז יש משמעויות גדולות יותר לחוסר הבנה או בהירות.

כשאתם מעסיקים חברת ניהול, כדאי שהיא תתנהל בעברית ושהשאלות שלכם תקבלנה מענה לפי עולם המושגים שלכם ובשפה הטבעית שלכם. חברה שמכירה את המנטליות המקומית, תדע לשמור על מערכת יחסים טובה עם אנשי המקצוע, עם השוכרים ועם השכנים בבניין, תדע לשקף לכם את הפעילות בנכס ותיתן לכם שקט נפשי לאורך זמן.

גיא כהן טוהר מנהל בחברת "יוון החדשה" (New Greece development) העוסקת בליווי משקיעים, ניהול והשכרת נכסים ביוון משנת 2018 ומשנת 2005 מנהל נכסים מסביר לכתבתנו כי "מדי שבוע פונים אלינו ישראלים שרכשו דירה ביוון, ישראלים שמבקשים שנסייע להם בניהול הנכס לאחר שהגיעו למבוי סתום בתקשורת עם השוכרים או עם חברת הניהול המקומית או עם הגורם שליווה אותם בתהליך הרכישה, אך אין לו את הכישורים הנדרשים בהשכרה ובניהול הנכס.

ככלל אנחנו לא מקבלים לניהול נכסים שנוהלו על ידי גורמים אחרים, אלא אם הנכס נרכש באמצעותנו ואנו מכירים את הנכס היטב. "יוון החדשה" היא חברה ותיקה המנהלת עשרות דירות באתונה ובאיי יוון ומציעה כמעט באופן בלעדי שירות ניהול נכסים בעברית וניסיון רב בהשכרת נכסים ביוון. החברה עובדת על פי החוק והרגולציה המקומית ומספקת מעטפת ניהול וליווי מקצועי לרכישת נכסים ביוון.

לרוב, נכס שיש לו חשבונות פתוחים, התחייבויות דייר או סובל מטיפול לקוי יכול להרתיע חברות ניהול מקצועיות מלקחת את הנכס להמשך טיפול. לכן חשוב כי בעת רכישת נכס מעבר לים ובפרט בחירת הגורם המלווה לרכישת נכס ביוון תדעו מי הגורם המנהל לפי כל הכללים החשובים בבחירת חברת ניהול. כלל שחשוב לזכור הוא שישנם הרבה מתווכים, אך מעט מאוד חברות ניהול מקצועיות, מנוסות ואמינות וכאשר מדובר בהשקעה מעבר לים, זו החלטה שחשובה לא פחות ממיקום הנכס והמחיר שתשלמו עבורו.

בשורה התחתונה, כל חישובי התשואה והרווחיות בהשקעה מעבר לים חייבים לכלול את עלות הניהול, שבלעדיהם השכרת נכס עלולה להפוך מחלום לסיוט."

ניהול נכסים ביוון מתחלק לשני סוגים, ניהול נכסים להשכרה לטווח ארוך וניהול נכסי נופש המוגדר כניהול אירוח.

ניהול נכסים להשכרה לטווח ארוך רלוונטי לרוב לנכסים הנמצאים במרכז העיר סלוניקי או אתונה וכולל איתור שוכרים המחפשים לשכור דירה לצורך מגורים, בעיקר משפחות, סטודנטים וצעירים. הפעילות של חברת הניהול מסתכמת באיתור שוכרים, בדיקתם, העברת חשבונות על שם השוכר, תחזוקה שוטפת בנכס וטיפול בחשבונות ומול הרשויות.

ניהול נכסי נופש רלוונטי לנכסים הנמצאים בסמיכות לאתרים היסטוריים ביוון, בעיקר בקרבת האקרופוליס באתונה או בקרבה לים, בעיקר באיי יוון, למשל באיים רודוס, סנטוריני, מיקונוס, כריתים לפקדה וזקינטוס וכדומה. ניהול נכסים אלו כולל שיווק הנכסים להשכרה לתיירים לטווח קצר לרוב עד 7 ימים. הפרסום נעשה באופן קבוע בפלטפורמות הפופולריות להשכרה של דירות נופש Booking.com ו- Airbnb.com. ניהול הנכס כולל מענה קבוע למתעניינים, גביה על בסיס יומי ושבועי של דמי השימוש בדירה, קבלת התיירים בנכס, ניקיון הדירה על בסיס יום יומי, החלפת מצעים ומגבות, שירות וזמינות 24 שעות ביממה.

עבור שירותי ניהול לטווח ארוך התשלום מתבצע פעם בשנה או אחת לרבעון ונע בשיעור של בין 8%-15% מגובה ההכנסות, תלוי ברמת השירותים והתמחור של חברת הניהול.

עבור שירותי אירוח, שכר הטרחה של חברת הניהול מתבצע מדי חודש והוא נע בין 25%-40% מגובה ההכנסות ברוטו (ללא דמי ניקיון). מדי סוף חודש חברת הניהול עורכת התחשבנות סופית, הכנסות אל מול הוצאות, משלמת את החשבונות, גובה את דמי הניהול ואת היתרה מעבירה לבעל הנכס.

בשני סוגי הניהול אין התערבות מצד בעל הנכס וחברת הניהול תטפל בכל נושא הקשור בנכס והשוכרים.

אתונה היא מן הערים המובילות בעולם מבחינת מספר תיירים. הנכסים בסביבת המרכז התיירותי ובסמיכות לאקרופוליס מגיעים לתפוסה של 90%-100% בעונת השיא יולי-אוגוסט. יותר מ- 5 מיליון תיירים פוקדים את רחובותיה של אתונה ורבים מהמשקיעים בוחרים להשכיר את הנכסים לתיירים.
ישנן חברות רבות להשכרה לטווח קצר, אך הן שונות מאוד באיכות הניהול ויש לבחור אותן בקפידה. היעדר תחזוקה עלול לגרום במהרה להידרדרות מצב הנכס. טיפול תחזוקתי קבוע וטיפול מוקדם כגון צביעה תקופתית וחיזוק ידיות וריענון כללי של הדירה ישמרו על מצב תחזוקתי גבוה, פופולריות בקרב שוכרים, דירוג גבוה יותר, ויאפשר לבעל הנכס להנות מפירות הנכס לשנים רבות.

ניהול נכסים לתיירים מחייב יכולות ניהול גבוהות אשר כוללות בין היתר מענה אישי ותקשורת בין אישית עם השוכרים באופן שיבטיח שהם מרוצים מאוד מהשירות. דוגמא לרמת שירות גבוהה בתחום של ניהול השכרות לטווח קצר יכול לכלול מפה בדירה והסבר בעל פה של האטרקציות בעיר, מספר מוצרים כגון שתייה קלה וחטיפים במקרר, מענה מהיר, איסוף משדה התעופה וכדומה, אלו ישפרו את חווית השוכר וישפרו את הדרוג שהנכס יקבל בפלטפורמות השיווקיות כגון אייר בי אנד בי. לכן חשוב לבחור חברת ניהול נכסים עם תודעת שירות גבוהה.

במקרה של השכרה לטווח ארוך, ההתנהלות היא כלל ועיקר מול שוכר יחיד ולכן דורשת מצד חברת הניהול פחות עבודות תחזוקה והטיפול בנכס בוא בהיקף מצומצם.

ניהול נכסים לטווח ארוך ביוון לרוב רלוונטי ליתר השכונות שאינן במרכז התיירותי של אתונה. היכולת של חברת הניהול בגביית שכר הדירה היא בוודאי חשובה, כמו גם בחירת שוכרים ובדיקתם.

לבסוף, חברת הניהול אשר מייצגת אתכם, יכולה לסייע לכם בעת הצורך לממש ולמכור את הנכס. היא יכולה לתאם את הצגת הנכס לקונים פוטנציאלים ביתר קלות, היא יכולה להכין את הנכס למכירה והיא יכולה ליצור קשר עם הסביבה העסקית, שכנים ומתווכים מקומיים ולרתום אותם לסייע במכירת הנכס כך שהמכירה תניב תוצאות טובות יותר.

קונים פוטנציאלים שמגיעים לנכס נקי ומסודר שבו יש שוכרים מרוצים שמשלמים בזמן ושומרים על הנכס ירגישו בנח לעשות עסקה ובוודאות יהיו מוכנים להציע מחיר גבוה יותר לעומת מקרה שבו הנכס מוזנח והדיירים אינם מרוצים.

לסיכום, חברת ניהול אחראית ומנוסה תשפר את היכולת שלכם להשביח את הנכס, והתועלת של חברה כזו עבורכם עולה על עלותה.