כיצד משנים את האקלים הארגוני בחברה עם ניהול נוכחות חכם?

האקלים הארגוני וסגנון הניהול של החברה משפיעים במידה רבה על תפקוד העובדים. כיום, כאשר הסמכות בין העובד למנהל נשחקה, חשוב לשמור בכול זאת על אמצעים נוחים לפקח על פעילות העובדים ולנטרה. טכנולוגיות פשוטות, שבעבר היו בהישג ידן של חברות גדולות בלבד, מסייעות כיום גם לעסקים בינוניים וקטנים לבצע מגוון פעולות בלחיצות כפתור. בין הפעולות הללו ניתן למנות: איתור מיקומו של העובד במהלך שעות העבודה, דיווח נוכחות דיגיטלי, פורטל לצפייה בכמות השעות של כול עובד ועוד.

הטמעה של שעון נוכחות לעובדים מתבצעת באופן פיזי בבית העסק או באמצעות התקנה של שעון וירטואלי בענן. קיימות מספר אפשרויות שכול אחת מתאימה למאפיינים שונים של כול עסק. למשל, עסקים שבהם חלק מהעובדים מדווחים על שעות עבודה גם מהבית, ישמחו להתקין מערכת וירטואלית. עסקים שבהם הפעילות מתבצעת רק במשרד אחד או ברשת של משרדים יכולים להשתמש במערכת המותקנת על קיר המשרד וכוללת דיווח של שעות ביומטרי או באמצעות כרטיסים דיגיטליים. ניתן גם להשתמש ביישומונים לטלפון הנייד המותקנים על גבי מכשיר הטלפון האישי או העסקי של העובד.

חלק בלתי נפרד ממשכורתו של העובד מורכבת גם מתשלום גבוה יותר על עבודה בימי חג וכן עבור נסיעות. ניתן לבחור שעון חכם הכולל תוכנה ממוחשבת, שמוסיפה את התשלומים הנוספים הללו למשכורת ויודעת לזהות את ימי החג בכול שנה קלנדרית. בנוסף, התוכנה יכולה לאפשר למעסיק לציין כי לעובד מגיע יום מחלת ילד/מחלה/חופש/תוספת לעבודה ביום הבחירות/ חופשת לידה ועוד. נתונים אלה הופכים את תהליך חישוב השכר לקל ופשוט יותר.

מעבר לזאת, חשוב להתקין תוכנת שכר, שבה ניתן להגדיר הסכמי שכר שונים (אישיים) עם כול עובד שבה המשכורת מחושבת לפי עלות שונה לשעה, החזרי ארוחות ותנאים אישיים נוספים. לכול קבוצת עובדים ניתן להגדיר כמה שעות עבודה ישולמו בכול יום לפי שכר שעתי רגיל, ומעבר לכך כמות השעות תשוקלל בתעריף של "שעות נוספות".

המחירים משתנים בהתאם למאפיינים של כול מערכת. חלק מהמערכות ניתן לשלם בפורמט של שירות חודשי ומערכות אחרות ניתנות לרכישה באופן חד־פעמי. הגמישות בתחום הזה רבה וההיצע מגוון מאד. לפני שבוחרים את המערכת המתאימה לארגון, כדאי לקבל ייעוץ מקיף מהחברה המשווקת את המערכת כדי להתאימה ככפפה ליד לצרכים של העסק. ישנן גם מערכות שניתנות לשדרוג עתידי או להתממשקות עם מערכת השכר.

כאשר מחשבים את העלויות של המערכת כדאי גם לבחון את החיסכון שהיא מעניקה לעסק, כבר מהשנה הראשונה להטמעתה.

ראשית, היא מאפשרת להימנע מטעויות נפוצות שנגרמות כתוצאה מרישום שעות העובדים באופן ידני. שנית, היא מאפשרת לזהות בזמן אמת אם עובד שנמצא במשרד לא החתים שעון כאשר נכנס לעבודה או שכח להחתים שעון ביציאה. תיקונים רטרואקטיביים לשעות בסוף החודש עשויים לגרום לתשלום יתר על שעות שבהן העובד לא עבד בפועל.

נוסף על כך, כאשר משלבים מערכת חכמה בעסק לתיעוד של השעות ניתן להשתמש ביתרונות של זיהוי המקום שממנו העובד ביצע את הכניסה, לוודא את זהותו, וכך לדעת שהעובד עצמו החתים את הכרטיס ולא קולגה לעבודה שהחתים במקומו. כך ניתן למנוע הונאות מקוונות, שמתבצעות באופן תדיר בבתי עסק שבהם החתמת הכרטיס מתבצעת באופן אנאלוגי.

לסיכום, הטמעה של שעון חכם בעסק לתיעוד נוכחות העובדים יכולה לשנות באופן משמעותי את האקלים הארגוני בעסק, לגרום לעובדים להגיע בזמן לעבודה ולבצע תיעוד מדוקדק של שעות העבודה שלהם. בנוסף, מערכת זו מקלה על הנהלת החשבונות ומונעת טעויות אנוש והונאות מכוונות.