עד כמה מערכת בינה עסקית שווה את ההשקעה?

בינה עסקית היא מערכת המאפשרת לעסקים להחליט החלטות על סמך נתונים וידע ולהגיע לתובנות מעמיקות הנוגעות לפעילות השוטפת ולמהלכים עסקיים. בשנים האחרונות היינו עדים ליישומי בינה עסקית שלא החזירו את ההשקעה. מהן הסיבות לכישלון מערכות בינה עסקית מהדור הישן ועד כמה מערכת בינה עסקית מהדור החדש שווה את ההשקעה?

עסקים שמעוניינים לגייס את הטכנולוגיה לשורותיהם מיישמים מערכת בינה עסקית במטרה לשדרג את מערך ההחלטות הארגוני ולצפות בתמונת מצב רחבה יותר על הנעשה בארגון. הראייה הרוחבית מאפשרת להם לבצע שינויים ומהלכים בתהליכים עסקיים מקצה לקצה ולהביא לשיפור ניכר בפעילות העסקית.

יחד עם זאת בשנים האחרונות היינו עדים ליישומים שונים של מערכות בינה עסקית שלא הצליחו לעבור את שלב הפיילוט - ובמילים אחרות לא הפכו לחלק מהותי מהתרבות הארגונית. משתמשים לא ביצעו בהם שימוש יום יומי ומצאו כי הדוחות שהוצגו להם הציגו מידע "שטוח" שלא נתן מענה לתרחישים מגוונים והגביל את יכולת החקירה של הנתונים - כתוצאה מכך ארגונים לא מימשו את יכולות הכלי ולבסוף נטשו אותו.

בשונה ממערכות הדור הישן מערכות בינה עסקית מהדור החדש מציעות חווית שימוש אחרת. במקום דוחות "שטוחים" המופקים באמצעות שאילתות מובנות מראש, שמושכות נתונים קבועים מתוך טבלאות בבסיסי נתונים, המערכת מציעה חווית שימוש אינטראקטיבית הכוללת חקירה חופשית של הדאטה על לוח המחוונים (מסך המערכת) וכן אפשרויות לחקירת עומק הכוללת צפייה לא רק בנתוני השאלה - למשל כמה מוכרים לא עמדו ביעד המכירות החודשי, אלא גם בנתונים הסובבים את השאלה - למשל כמה מוכרים לא עמדו ביעד גם בחודשים הקרובים או להיפך כמה מוכרים אכן עמדו ביעד. באופן זה המערכת מעודדת את המשתמש להמשיך לשאול שאלות ולתחקר את הנתונים - וזאת ללא הגבלת שאילתה - כלומר המשתמש יכול לחקור את הדאטה מכל כיוון שיבחר.

נקודת חוזק נוספת באה לידי ביטוי בממשק המשתמש, בעוד שמערכות הדור הישן מאופיינות במסך שטוח המפרט את רשימת הדוחות הזמינים, מערכת בינה עסקית מהדור החדש מציעה מסך צבעוני עם אינספור אפשרויות לתצוגת המידע באופן קליט, נוח לשימוש ונעדר הסחות דעת. כך למשל ניתן להדגיש מידע ומגמות שונות במספר גוונים, ניתן להיעזר בגרפים, סמלילים, תרשימים, טבלאות וכמובן לעצב את המסך באופן חופשי לחלוטין בהתאמה לצרכים העסקיים. הממשק נוח מאוד לשימוש, מבוסס על פלטפורמה אינטרנטית ומאפשר מעבר פשוט בין המסכים השונים.

אם מעוניינים להפיק דוחות במערכת ניתן לעשות זאת בשתי דרכים - בדרך הרגילה של בחירת דוח מתוך רשימה, בדומה לאופן השימוש במערכת הישנה והשנייה בדרך חדשנית ונוחה המאפשרת לבחור את השדות שמעוניינים לכלול בדו"ח ואף לבנות את תצוגת הדו"ח בקלות על ידי "גרירה" של עצמים. לאחר מכן ניתן לשלוח את הדוח לכל מי שתרצו והמידע שיוצג לו יהיה תואם את הגדרות השימוש שלו במערכת - במילים אחרות הוא יהיה חשוף רק לנתונים שבתחום הרשאתו.

מערכת בינה עסקית מרכזת את כלל המידע הנוגע לארגון - מידע פנים ארגוני שמקורו במערכות לניהול משאבי הארגון, CRM וכן מערכות תמך אחרות, קוצבים, תיקיות ומסמכים ומידע חוץ ארגוני לרבות פורטלים, רשתות חברתיות, תיבות דואר, אתרי אינטרנט ועוד. המערכת שואבת את הנתונים ובאמצעות מנוע רב עוצמה (שפועל "מאחורי הקלעים") היא מסננת, ממיינת ומציגה אותם במיקום ובהקשר הנכון. כיוון שממשק המשתמש נוח מאוד ומבוסס על פלטפורמה אינטרנטית קל לתחקר את הנתונים ולקדם את הנושא הנחקר גם אם משתמש המערכת אינו בקיא בעבודה עם מערכות BI. כל אלו הופכים את המערכת לכלי מרכזי בעל השפעה רבה על התרבות הארגונית ועל מהלכים עסקיים אשר מביאים לפתרונות ברי יישום.