בימים עברו, עוד בטרם המצאת הכתב או כאשר מרבית האנשים כלל לא ידעו לכתוב, היו נעזרים בחותמות למיניהן. לדוגמא, בעבר היה נפוץ השימוש בחתימת דם, על כל המשתמש מכך מבחינת הקושי לזהות את החותם ולכן ערכה היה סמלי בלבד. כמו כן, נעשה שימוש בחותמות שעווה עם סמלים ייחודיים למשפחות, לעיתים על גבי טבעות שהיו עונדים אצילים ומלכים. כמובן שככל שידיעת הכתב הלכה והתפתחה בקרב הציבור הכללי, כך לכל אחד כבר הייתה חתימה בכתב ידו ולפי טעמו וסגנונו. מעבר לכך, עם הזמן הוצאות החותמות המשרדיות שהמגיעות בימינו בגדלים שונים ועם מספרי שורות שונים, ונושאות למשל את ח.פ העסק, שם ומקצוע החותם וכדומה.
חתימות בעידן הדיגיטלי
כחלק בלתי נפרד מההתפתחות הדיגיטלית של ימינו הומצאו גם חתימות דיגיטליות שונות. למשל, כאשר שולחים מייל או הודעות בפורומים, בדרך כלל מתלווה לעניין חתימה אינטרנטית שהיא פשוט קצת מידע על מי שכתב את ההודעה כמו שמו, כתובת המייל שלו, כתובת URL וכדומה. יחד עם זאת, קפיצת דרך משמעותית יותר מהוות מערכות חתימה דיגיטלית.
מדובר במערכות ההופכות טפסים ומסמכים מקבצי מחשב לדיגיטליים, כלומר שניתן למלא אותם ולחתום עליהם אונליין ללא צורך בהדפסה. החתימה על הטפסים האלו נעשית בחתימתו הרגילה של אדם בכתב, רק שכאן משתמשים בעכבר או באצבע על מסך מגע. בנוסף, המערכת יוצרת חתימה דיגיטלית מאובטחת, כלומר מוסיפה קובץ מוצפן וקשה מאוד לפיצוח, המאפשר לוודא את זהות האדם החותם ואת העובדה שלא בוצעו שינויים במסמך לאחר החתימה עליו. יש לציין כי זוהי דרישה בסיסית של רשות המיסים וגופים רשמיים נוספים, עקב הצורך בהגברת אבטחת המידע. עוד חשוב לדעת שכיום ישנן מערכות בתחום המציעות חתימה דיגיטלית בחינם, בדרך כלל עם מגבלה על מספר הטפסים הדיגיטליים בחודש שניתן להפיק. בכל מקרה, חתימות כאלו חוסכות את כל ההתעסקות בניירת פיזית, הדפסות וסריקות, ומאפשרות למלא ולחתום על מסמכים מכל מקום ומכל מכשיר המחובר לאינטרנט.
לבסוף, קיימות גם חתימות דיגיטליות מאושרות. אלו הן חתימות מאובטחות ברמה יותר גבוהה הנדרשות לכמה פעולות עסקיות ספציפיות מאוד. במקרה זה, המסמך שנחתם עובר קודם כל אצל גורם שלישי, שהינו גורם מאושר בעל רישיון לכך המוודא את זהות החותם ופרמטרים נוספים, ושירות זה כרוך בתשלום לגורם המאשר.
הסיפור שמאחורי חתימה דיגיטלית מאובטחת
לפני כשני עשורים נכנסה הגדרה של "חתימה אלקטרונית", שהינה כל מידע או סימן המוצמדים למסר אלקטרוני - כלומר מסר שנשלח, נקרא ונשמר באמצעים אלקטרוניים. החתימה הזו יכולה להיות למשל חתימתו של אדם עם האצבע על המסך של הסמארטפון אבל גם תוכנה מסוימת שמוצמדת למסר האלקטרוני, לוגו של עסק, סריקה של חתימה ידנית וכדומה. הבעיה עם אמצעים אלו היא שלמרות תרומתם המסוימת לזיהוי של מי שחתום על המסמך, הם אינם מספיקים לרמת ודאות סבירה. למעשה, כמעט כל אחד מאיתנו יכול להוסיף סימן כזה על גבי מסר אלקטרוני ואי אפשר יהיה לדעת בוודאות מי עשה זאת. מהצד השני, מי שהוסיף את "החתימה" הזו אינו יכול לדעת אם לאחר מכן לא בוצעו במסמך שינויים, למשל על ידי צד שלישי ש- "תפס" את המסמך בדרך או אפילו הנמען עצמו. כאן בא לעולם הצורך בחתימה דיגיטלית מאובטחת.
העיקרון שמאחורי חתימה דיגיטלית מאובטחת הוא פשוט צופן מתמטי שמערכת חתימה דיגיטלית מוסיפה לכל מסמך שנשלח באמצעותה. זוהי דרישה בסיסית של רשות המיסים וגורמים ממשלתיים נוספים, בהתאם לאמור בחוק חתימה אלקטרונית וצווים נוספים שיצאו עם השנים. המטרה של החוק והצווים הייתה להגביר את הוודאות והתוקף של מסרים אלקטרוניים, ואכן - המערכות המאושרות מוסיפות כיום צופן מתמטי קשה עד בלתי אפשרי לפיצוח.
"חתימות" או צפנים כאלו צריכים לעמוד בכמה תנאים. התנאי הראשון הוא שהחתימה מופקת עם מפתח המבוסס על תקן מקובל ושימוש במפתח elliptic curve DSA באורך 160 סיביות לפחות, או שימוש במפתח RSA או DSA באורך 1,024 סיביות לפחות. לחילופין, התנאי הוא שלמען הפעלה או גישה לאמצעי החתימה יהיה צורך להשתמש באמצעי הצפנה או באמצעים פיזיים מיוחדים, העומדים בדרישות הביטחון של תקן common criteria EAL2ובתקן אבטחה FIPS 140-2 רמה 1. מאידך, אם משתמשים בסיסמא יש לעמוד בדרישות האבטחה לפי חלק 3 של תקן 1495.
הרבה יותר מחתימה
יש להבין כי חתימה דיגיטלית של ימינו היא הרבה יותר מעוד חתימה כפי שהיה בעבר. למעשה, מערכת חתימה דיגיטלית מקנה הרבה אפשרויות מתקדמות, למשל למלא טפסים שלמים אונליין ולבסוף להוסיף להם את החתימה האישית, לשלוח כמות גדולה של טפסים בו זמנית להרבה נמענים, לבצע סבב חתימות מנוהל מקביל או טורי, לקבל התראות למשלוח טפסים בזמנים שהוגדרו מראש, לשלוח אוטומטית מסמכים בזמנים שהוגדרו מראש, ועוד הרשימה ארוכה.
דוגמא מצוינת עבור מערכת חתימה דיגיטלית יעילה ואמינה היא איזידוק. ב - Easydoc פיתחו מערכת דיגיטלית אמינה ונוחה לשימוש, לאחר שזיהו את הצורך של ארגונים בפיתרון שיקצר את הבירוקרטיה,
יחסוך להם עלויות, יוסיף בידול תחרותי וייעל אותם תפעולית ושירותית.
המערכת מסונכרת לנייד, מנהלת ומסדרת דיגיטלית את כל המסמכים ומאפשרת לנתב את הזמן היקר למשימות החשובות ביותר.
ב-Easydoc מדדו נתונים וגילו ש-84% מהמסמכים נחתמים תוך 24 שעות בלבד, - 37% מהמסמכים נחתמים תוך 3 שעות בלבד!